Tình huống này ai đặt quà doanh nghiệp cũng sợ: mẫu duyệt rất đẹp, chốt đơn vui vẻ, đến ngày nhận hàng thì mở thùng ra thấy không giống mẫu. Màu áo đậm hơn, logo lệch sang một bên, lông gấu mỏng hơn, có con còn trông nhỏ hơn hẳn.
Lúc đó bạn thường không còn thời gian làm lại. Mà hàng đã có logo thì cũng không thể đem bán lại. Vì vậy cách tốt nhất là chọn đúng xưởng ngay từ đầu. Bài này đưa ra 5 tiêu chí cụ thể để làm việc đó, kèm những câu nên hỏi trước khi đặt cọc.
Vì sao hàng giao về lại khác mẫu?
Hiếm khi xưởng cố tình làm sai. Phần lớn trường hợp là vì thông số chỉ nằm trong trí nhớ, không được ghi ra giấy. Từ lúc duyệt mẫu đến lúc sản xuất hàng loạt có thể cách nhau vài tuần, qua tay nhiều người, dùng lô vải khác. Mỗi khâu lệch một chút, cộng lại thành một lô hàng “không giống lắm”.
Năm tiêu chí dưới đây nhắm vào đúng những khoảng hở đó.
Tiêu chí 1: Làm mẫu thật, không chỉ gửi ảnh mô phỏng
Ảnh mô phỏng trên máy tính rất hữu ích để chọn vị trí và kích thước logo. Nhưng nó không cho bạn biết màu chỉ ngoài đời, độ dày lông hay tỷ lệ logo khi nằm trên thân gấu thật. Những thứ đó chỉ thấy được khi cầm mẫu trên tay.
Xưởng đáng tin sẽ chủ động đề nghị làm mẫu thật trước khi sản xuất hàng loạt, và coi đó là bước bắt buộc chứ không phải dịch vụ thêm. Nếu một nơi đề nghị “bỏ qua mẫu cho nhanh”, bạn nên cân nhắc lại.
Mẹo: sau khi duyệt, đừng trả mẫu lại. Hãy giữ nó làm mẫu đối chứng. Đến khi nhận hàng, bạn đặt con mẫu cạnh vài con trong lô để so trực tiếp. Không có gì rõ ràng hơn cách này.
Lý do vì sao bước duyệt mẫu quan trọng được phân tích thêm trong bài Quà tặng doanh nghiệp ở đâu uy tín.
Tiêu chí 2: Chốt thông số bằng văn bản
Đây là tiêu chí quan trọng nhất, nhưng cũng hay bị bỏ qua nhất. “Logo ở giữa áo” hay “màu xanh giống logo” là cách mô tả mà mỗi người hiểu một kiểu. “Logo rộng 6cm, cách cổ áo 2cm, màu theo file gửi kèm” thì chỉ có một cách hiểu.
Không cần mẫu biểu phức tạp. Một tin nhắn liệt kê đủ các dòng như trên, được xưởng xác nhận “đúng” là đủ làm căn cứ. Quan trọng là cả hai bên cùng giữ một bản, và mọi thay đổi sau đó đều được ghi lại.
Riêng phần kích thước, hãy ghi rõ cách đo: gấu đứng hay ngồi, có tính tai không. Rất nhiều tranh cãi về “gấu nhỏ hơn quảng cáo” bắt nguồn từ đây.
Tiêu chí 3: Sản xuất trực tiếp, không qua nhiều tầng trung gian
Mỗi lần thông tin được chuyển tiếp là một lần có thể bị hiểu sai. Nếu bạn nói với người bán, người bán nói với xưởng, rồi xưởng lại thuê gia công một phần, thì thông số của bạn đi qua ít nhất ba người trước khi đến tay người may.
Xưởng sản xuất trực tiếp kiểm soát cả quy trình, từ cắt vải, may, nhồi bông, gắn logo đến đóng gói. Khi có vấn đề, người trả lời bạn cũng chính là người đang đứng cạnh chiếc máy may.
Cách nhận biết khá đơn giản: hỏi địa chỉ xưởng và xin ảnh hoặc video chụp tại xưởng trong tuần này. Xưởng thật gửi được ngay. Các dấu hiệu khác được liệt kê trong bài Đặt gấu bông in logo ở đâu uy tín?.
Tiêu chí 4: Có kiểm tra chất lượng trước khi giao
Mẫu đẹp mới chỉ chứng minh xưởng làm được một con đẹp. Điều bạn cần là con thứ nhất và con thứ ba trăm giống nhau. Việc đó cần có kiểm tra trong lúc sản xuất và trước khi đóng thùng.
Hãy hỏi thẳng: “Trước khi giao, xưởng có gửi ảnh hoặc video lô hàng đã hoàn thiện không?”. Nếu có, bạn sẽ thấy cả lô xếp hàng trước khi đóng thùng. Nếu có con nào khác biệt thì còn kịp sửa ngay tại xưởng, không phải đợi mở thùng mới biết.
Tiêu chí 5: Cam kết xử lý khi sai mẫu, bằng văn bản
Dù cẩn thận đến đâu, vẫn có thể có vài con lỗi trong một lô vài trăm con. Điều phân biệt một xưởng đáng tin không phải là “không bao giờ có lỗi”, mà là cách họ xử lý khi có lỗi.
Trước khi đặt cọc, hãy hỏi rõ:
- Nếu hàng giao về khác phiếu thông số, xưởng xử lý thế nào: đổi, sửa hay bù?
- Thời gian xử lý bao lâu?
- Căn cứ để xác định “sai mẫu” là gì? (Câu trả lời đúng: đối chiếu với mẫu duyệt và phiếu thông số.)
- Con lỗi được thay bằng hàng mới hay trừ tiền?
Câu trả lời nên nằm trong tin nhắn, không chỉ là lời hứa qua điện thoại. Một nơi trả lời rõ ràng những câu này thường cũng là nơi ít phải dùng đến chúng.
Phần việc của bạn: xưởng tốt cũng cần khách rõ ràng
Công bằng mà nói, có không ít trường hợp “sai mẫu” xuất phát từ phía người đặt. Bốn việc giúp bạn không rơi vào tình huống đó:
- Gửi file logo đúng chuẩn: file vector hoặc PNG nền trong, kèm mã màu. Ảnh chụp màn hình logo gần như chắc chắn cho ra kết quả kém.
- Duyệt mẫu dứt điểm: chỉnh gì thì chỉnh hết trong một lần, rồi xác nhận “đúng mẫu này” bằng tin nhắn.
- Không đổi thông số sau khi đã chạy hàng loạt: đổi giữa chừng là cách nhanh nhất để có một lô hàng nửa cũ nửa mới.
- Chỉ một đầu mối trao đổi: ba người bên bạn nhắn ba yêu cầu khác nhau thì xưởng không biết nghe ai.
Cách chuẩn bị file và duyệt mẫu được hướng dẫn từng bước trong bài Đặt gấu bông in logo: quy trình 7 bước. Các sai lầm thường gặp khác khi đặt hàng có trong bài Những sai lầm thường gặp khi đặt gấu bông in logo cho doanh nghiệp.
Checklist: hỏi xưởng trước khi đặt cọc
- Xưởng có làm mẫu thật trước khi sản xuất hàng loạt không?
- Tôi có được giữ mẫu duyệt để đối chiếu không?
- Hai bên có chốt phiếu thông số bằng tin nhắn không?
- Xưởng tự sản xuất hay thuê gia công? Tôi có thể đến xem xưởng không?
- Trước khi giao, xưởng có gửi ảnh hoặc video cả lô không?
- Nếu sai mẫu thì xử lý thế nào, trong bao lâu?
Sáu câu, khoảng mười phút trao đổi. Đổi lại, bạn tránh được rủi ro phải nhận một lô hàng vài trăm con không dùng được.
Tóm lại
Hàng không đúng mẫu hiếm khi do một lỗi lớn. Nó thường là vài lệch nhỏ cộng lại, và gốc rễ gần như luôn là thông số không được ghi rõ.
Chọn xưởng làm mẫu thật, chốt thông số bằng văn bản, sản xuất trực tiếp, có kiểm tra trước khi giao và cam kết rõ cách xử lý khi sai. Đủ năm điều đó, lô hàng giao về sẽ giống đúng con gấu bạn đã cầm trên tay lúc duyệt.
Muốn đặt gấu bông in logo mà không lo sai mẫu? Liên hệ Bảo Gấu Bông qua hotline/Zalo 0376 533 857. Chúng tôi gửi mẫu demo để bạn duyệt trước khi sản xuất hàng loạt, và sản xuất trực tiếp tại xưởng.
